ビジネスマナー～電話応対～

2021/03/30

こんにちは。

リワーク守口のスタッフです。

今日ご紹介するビジネスマナー『電話応対』をです。

電話対応で大事な３つのポイントを意識して実際に応対練習を行いました。

【電話応対時の３つのポイント】

１．声のトーンや話すスピード

電話越しでは相手の表情がわからないため、いつも話している声より少し高めの声で話すことで、明るい印象になります。

また、ゆっくり話すことで落ち着いて電話応対することができます。

２．復唱する

相手の話を復唱することで、相手の話を正しく受け取ることができます。

３．メモをとる

受話器をとる前にメモとペンを準備し、伺った内容は必ずメモをとるようにします。

掛け手側は、電話に出た人は実際の役職などとは関係なく、会社の代表として対応されます。言葉遣いや態度が悪いと、会社そのものの評価も下がってしまいます。

受け手側は、会社の代表として電話に出ていると思って、態度や言葉遣いに気を付けて丁寧な電話応対を意識しましょう。

【よく使う言い回しのNG例・OK例】

もしもしはNG

OK→お電話ありがとうございます。恐れ入りますが。失礼いたします。　

すみませんはNG

OK→申し訳ございません。恐れ入ります。

他にも電話が聞こえにくい時には

「声が聞こえにくい」→「お電話が遠いようなのですが」など

日常でよく使う言い回しも、ビジネスシーンでは失礼な言葉になることがあることを学びました。

参加された利用者様からは

『いざ電話がかかってくると、何をメモすればいいのかや、復唱することを忘れてしまったのでとてもいい練習になった。』

『電話を掛ける側も、誰に何をききたいのか、もし呼んでほしい人が居ないときにどうするのかなどを考えておくと良いということに気が付いた。』

などの感想をいただきました。

リワーク守口ではこの他にも様々なプログラムをご用意しております。

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